Um Ihnen die Pausenzeiterfassung zu vereinfachen, bietet Ihnen TIMEOS auch die Möglichkeit der „automatischen Pausen“. Diese können Sie im Regelwerk einstellen. Hierfür gehen Sie in unserem Regelwerk auf die Einstellungen für die Zeiterfassung und anschließend auf den grünen Button mit dem Plussymbol. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie dort den Punkt „automatische Pausen“ aus.
Über das weitere Fenster können Sie die Regel erstellen. Dies ist entweder für „alle Abteilungen“ sowie auch für einzelnen Abteilungen möglich. Die gesetzlich geregelten Zeiten für die die Pausenregelung nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 4 Ruhepausen sind in Regel 1 mit 6h Arbeitszeit und 30 Min Pause sowie in Regel 2 mit 9h Arbeitszeit und 45 Min Pause berücksichtigt. Empfehlung: Haken Sie anschließend die Punkte 2 bis 5 an, um die Pausen zukünftig automatisch bei Buchungen erfassen zu lassen. Gehen Sie nun auf SPEICHERN, um die gewählten Einstellungen für zukünftige Einträge zu übernehmen.
Sie Fragen sich, ob Ihre Mitarbeitenden auch weiterhin die Pausen stempeln können? Ja, das ist möglich – dann werden in diesem Fall die gestempelten Pausen als reguläre Pausenzeit übernommen.
Wenn die automatische Pausenfunktion aktiviert ist, dann werden die 30- oder 45-minütigen Pausen immer automatisch gebucht. TIMEOS verwendet hierfür die Zeiten eines Dienstes, sofern dieser im Dienstplan eingetragen ist und nimmt den Dienstbeginn sowie das Dienstende als Richtzeit. Die Pause wird dann immer in die exakte Mitte des Dienstes gesetzt. Sind keine Dienste vorhanden richtet sich TIMEOS nach den KOMMEN- und GEHT-Buchungen und setzt die Pausenzeiten ebenfalls in die Mitte.
Wenn die Regel für die automatischen Pausen aktiv ist, erscheint die Glocke grün. Ebenso auch die Regeln für „Stempeluhrbuchungen und Benachrichtigungen“ oder für den „Antragsmodus für Überstunden bei Stempeluhr“.
Sind diese Einstellungen für die Zeiterfassung zwingend notwendig? Nein per se nicht. Wenn Sie Ihren Angestellten generell ermöglichen wollen, IMMER und zu jeder Zeit zu stempeln, benötigen Sie die oben aufgeführten Regeln nicht. Dann können Sie die Regeln auch deaktivieren, indem Sie die Glocken auf rot stellen. Oder die Regeln auch generell nicht erstellen.
Sie haben Azubis, die unter das Jugendschutzgesetz fallen und daher folglich auch andere Arbeits- und Pausenzeiten einhalten müssen? Die ist kein Problem. Ordnen Sie die Azubis z.B. in die „primäre Abteilung“ ‚Azubis‘ zu und erstellen Sie hierfür eine gesonderte Pausenregel, um z.B. für Azubis unter 18 Jahren nach 4,5h die 30 Minuten Pause zu berücksichtigen.
Mindest-Wert für Erholungspausen
Wie gehen Sie in TIMEOS zum Beispiel mit Raucherpausen um? Eine entsprechende Einstellung hierzu finden Sie ebenfalls in TIMEOS. Gehen Sie dafür zunächst auf die Einstellungen und anschließend auf Vorgaben/Grundeinstellungen. Dort finden Sie unter dem Punkt Zeiterfassung ein Einstellungstool für den Mindest-Wert für Erholungspausen. Sie können in dem Feld einen Werten zwischen 0 bis 20 Minuten eintragen. Dieser Wert fließt nicht in die eigentliche Pausenzeit ein, ein Abzug findet hier nur bei der regulären Arbeitszeit hat. Somit können Sie entsprechend veranlassen, dass z.B. Raucherpausen nicht von der eigentlichen Pausenzeit abgezogen werden.
Hinweis: Alle Funktionen der automatischen Buchung (Stempeluhr) sind auch mit der Smartphone-App nutzbar, Stempel-App, Browser-Stempeluhr oder dem Hardware-Terminal nutzbar.