Wie wirkt sich eine Dienstplanzeitenänderung in der Zeiterfassung aus?
Wenn sich ein Dienstplaneintrag nachträglich ändert, man kann jederzeit die Zeiten händisch abändern, wird natürlich auch der Zeiterfassungseintrag betroffen.
Die Dienstplanzeiten fließen in den Regel automatisch auch in die Zeiterfassung ein.
In unserem Beispiel wurde der Dienst des Mitarbeiters Uhlemann geändert.
Jetzt kann es zu verschiedenen Szenarien kommen.
- Wurde der Dienst kürzlich erstellt, in der Zeiterfassung aber noch nicht bestätigt, ändert sich der Eintrag in der Zeiterfassung automatisch.
- Wurde der Dienst kürzlich erstellt, der Eintrag in der Zeiterfassung aber schon bestätigt ändert sich die geänderte Zeit nicht automatisch.
Die Einträge der Dienstplanung in der Zeiterfassung finden sich unter dem Reiter „Zeitbuchungen„.
Dort werden alle unbestätigten Einträge aufgeführt.
Im Status „Unbestätigt“ werden alle abgeänderten Zeiten auch in die Zeiterfassung übernommen.
Sind hier keine Einträge zu sehen weil diese schon bestätigt wurden, werden geänderte Zeiten im Dienstplan nicht automatisiert in die Zeiterfassung übernommen.
Mann muss dann innerhalb der Zeiterfassung, genauer in der Soll/Ist-Liste des Mitarbeiters, die Ist-Zeit händisch abändern und somit den Zeiterfassungseintrag händisch abändern.
Hierzu muss der blau hinterlegte Zeiterfassungseintrag angeklickt und abgeändert werden. Dies können Sie in folgendem Fenster, dass durch den Klick automatisch geöffnet wird.
Die neue abgeänderte Zeit wird nun auch in der Soll/Ist-Liste des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt.
Es kann auch eine Automatisierung für die Bestätigung der Einträge erfolgen. Gerade für Unternehmen mit einer großen Anzahl an Mitarbeitern, Abteilungen, Arbeitsbereichen oder Standorten, eine sinnvolle Hilfe.
Hierzu muss in den Einstellungen unter den Vorgaben der Reiter Zeiterfassung angeklickt werden. Setzen Sie den Haken bei folgender Einstellung „Einträge automatisch bestätigen„.
Alle Zeiten die bei Aktivierung dieser Option nach Ablauf der 30-Tage Frist im Dienstplan geändert werden, müssen wieder händisch nachgepflegt werden. Alles was innerhalb der 30 Tage geändert wird, ist auch automatisch in der Zeiterfassung (Soll/Ist-Liste) zu sehen.