Wie kann ich Zeiterfassungseinträge Revision sicher abschließen?
Klicken Sie hierzu im Menü auf den Punkt „Zeiterfassung“ und dort auf den Button „Abschluss“.
Anschließend wählen Sie eine Abteilung aus, zu der die Zeiterfassung abgeschlossen werden soll. Ihnen werden alle Mitarbeiter angezeigt, deren Zeiterfassungseinträge dieser Abteilung zugehörig sind. Des Weiteren kann der Monat bestimmt und jeder Mitarbeiter einzeln angewählt werden. Sie können den Monat aber auch in einer Aktion für alle abschließen. Hierzu fungiert der Button mit dem Zahnrad neben der Monatsanzeige.
Der blau hinterlegte Button mit drei weißen Punkten am Anfang der Mitarbeiteranzeige schließt einen Monat nur für den einzelnen Mitarbeiter ab. Hier kann man auch einen Verlauf der getätigten Aktionen einsehen. (Wer hat den Monat gesperrt, Wer hat die Sperre wieder aufgehoben, etc…)
Die Möglichkeit eines Abschlusses besteht sowohl manuell als auch automatisch nach Vorgabe eines Zeitraumes, nachdem die Monate automatisch geschlossen werden. Ist ein Monat gesperrt, ändern sich für diesen dann die Zeiterfassungsdaten nicht mehr, es sei denn ein Administrator hebt diese Sperre wieder auf.
Ein abgeschlossener Monat zeigt sich auch in der Soll/Ist-Liste des Mitarbeiters anhand des Schloss Symbols im Status.
Den automatischen Monatsabschluss können Sie zeitlich eingrenzen unter Einstellungen -> Vorgaben -> Grundeinstellungen -> Zeiterfassung.
Wichtige Hinweise zu Monatsabschlüssen
Nachdem ein Monatsabschluss erfolgt ist, wird die Möglichkeit für Nachtragungen von Zeiterfassungseinträge gesperrt. Diese umfasst Urlaube, Zeitausgleiche, Zeitnachträge. Um diese dennoch erfassen zu können muss der Monatsabschluss des Monats wieder auf „offen“ d.h. ein geöffnetes Schloss gestellt werden. Weiterhin ist zu beachten, dass bei Saldoübertragungen es vorkommen kann, dass Sie alle Monate zwischen der Nachtragung und dem aktuellen auch öffnen müssen.