Wie kann ich ein Genehmigungsverfahren hinterlegen?
In TIMEOS können Sie mit wenigen Klicks einen kompletten, umfassenden Genehmigungsworkflow hinterlegen, der Abwesenheiten in seiner Beantragung unterstützt. Stellen Sie sicher dass jede Abwesenheit erst genehmigt wird, wenn alle nötigen Stellen durchlaufen sind. Wie Sie ein solches Genehmigungsverfahren hinterlegen stellen wir Ihnen nachfolgend vor.
Oft ist es nötig, dass Abwesenheiten, wie beispielsweise Krank, Urlaub, etc. einen Genehmigungsworkflow durchlaufen müssen. Mit TIMEOS können Sie hier ganz einfach reagieren.
Zuerst klicken Sie im Menü auf den Reiter Planung, anschließend auf den Unterpunkt Abwesenheiten.
Hier wählt man die entsprechende Abwesenheit aus und klickt auf deren Bezeichnung.
Die ausgewählte Abwesenheit wird Ihnen angezeigt.
Dort klicken Sie jetzt auf den Punkt Genehmigungsverfahren.
Es bestehen 3 verschiedene Optionen:
- Kein Genehmigung erforderlich
Alle Anträge zu dieser Abwesenheit werden sofort, wie beantragt eingetragen und bedürfen keiner weiteren Genehmigung.
- Einfaches Genehmigungsverfahren
Alle Anträge zur gewählten Abwesenheit bedürfen einer Zustimmung. Diese Zustimmung erteilt ein Administrator (Leitung). Dieser kann selbstverständlich auch durch eine Berechtigung dazu ermächtigt werden. (Rollen)
- Mehrere Genehmigungsstufen
Alle Anträge der gewählten Abwesenheit durchlaufen einen mehrstufigen Genehmigungsprozess. Wählen Sie hier die Anzahl der Genehmigungsstufen. (bis zu 3 Stufen möglich)
In Stufe 1 haben Sie folgende Einstellungsoptionen: Stellvertreter, Leitung oder eine bestimmte Person.
Stufe 2 stellt Ihnen folgende Kriterien zur Auswahl: Leitung oder bestimmte Person.
Stufe 2 muss allerdings nicht genutzt werden und bleibt in dieser Genehmigungsstufe optional.
Gleiches erwartet Sie auch in Stufe 3 des mehrstufigen Genehmigungsverfahrens, Leitung oder bestimmte Person. Stufe 3 muss ebenfalls nicht genutzt werden und bleibt optional.
Wählen Sie eine Option aus und speichern den Vorgang. Ihr gewähltes Genehmigungsverfahren ist nun in der Abwesenheit hinterlegt.
Da es für ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren meistens die Zustimmung verschiedener Personen bedarf, hat man natürlich auch weitere Optionen um sich den Genehmigungsworkflow einzurichten. Es kann bei einem mehrstufigen Genehmigungsverfahren immer passieren, das beispielsweise eine Person die genehmigen muss abwesend ist. Für diesen Fall muss die Person, die in der Abfolge des Genehmigungsverfahrens hinter der nicht anwesenden Person eingereiht ist, auch zustimmen können ohne das eine vorherige Zustimmung erteilt wurde.
Hier wurde ein den Grundeinstellungen beim Thema Urlaub eine Option geschaffen, die einem Genehmiger das Erzwingen einer Genehmigung erlaubt.
Selbstverständlich werden alle vorgenommenen Entscheidungen transparent in einer Historie der Abwesenheit dokumentiert und festgehalten. Ebenso hat man immer Einsicht in den Verlauf der Abwesenheit. Eine Nachvollziehbarkeit ist immer gegeben.
